Cuando en un
proyecto de Sistemas Informáticos llega a la fase o etapa de implementación,
se considera que se ha alcanzado un gran logro.
Sin embargo, se puede decir que es en este momento en el que entramos a
desarrollar tareas críticas, que al igual que las fases anteriores, pueden
ejercer una importante influencia en la culminación exitosa o no del proyecto.
Ya sea que se
trate del remplazo de un sistema por otro, una mejora a un sistema existente, el desarrollo de un nuevo módulo, etc.,
nuestro nuevo sistema debe poder tener acceso a la información manejada por el
sistema actual.
Por lo general en
esta etapa, se suelen correr los sistemas en paralelo. El nuevo sistema junto con el actual, para cotejar
resultados, verificar el comportamiento en situaciones de operaciones reales, e
inclusive puede utilizarse como entrenamiento y aprendizaje en su uso regular por
parte de los usuarios finales.
El verificar los
resultados que se están obteniendo entre ambos sistemas es una tarea que regularmente se
suele ejecutar. En el diseño de
sistemas, se contempló esta actividad estableciendo, la forma como se ejecutaría, el tiempo que duraría, así como los resultados que
se estarían comparando entre el sistema actual y el que entrará pronto en
operación, entre otros puntos.
La
organización, conocedora de sus procedimientos y de la información que utiliza,
está encargada del proceso de utilización y verificación de los resultados. Son ellos los que rápidamente pueden detectar
si existe alguna anomalía o discrepancia en los resultados que se están
obteniendo. Los encargados de desarrollo le dan seguimiento a la información que se está obteniendo con el fin de actuar lo más pronto posible, cuando así se requiera.
Si el proyecto
informático representa una mejora al sistema actual o una nueva funcionalidad,
entonces se entra directamente a una integración entre la aplicación actual y
lo nuevo que se ha desarrollado y se desea poner en funcionamiento.
Nuevamente, es la
organización la que está mejor capacitada para corroborar los resultados que se
están obteniendo y es en la etapa de diseño de sistemas en donde el Analista o
Ingeniero de Sistemas ha establecido como se estaría llevando a cabo la
integración entre ambos sistemas.
La actividad de verificación
de datos, también conocida como validación de resultados, no es una actividad que se ejecuta al azar. La misma es producto de
una planificación en donde se ha establecido previamente que es lo que se desea medir, que datos van a ser utilizados para medir
y en qué etapa del procesamiento de información se estarán realizando dichas
mediciones.
Un error muy
grave sería sentarse a verificar los datos al final del proceso, sin haber tomado en cuenta
todo el ciclo de procesamiento de los mismos.
El objetivo es poder identificar o aislar, con rapidez, posibles focos
de conflictos. De esta manera si se presenta algún
problema, es mucho más corto el tiempo empleado para encontrar donde está la
falla y así lograr aplicar la solución definitiva que la corrija.
Finalizado el
proceso de evaluación, si los resultados son exitosos, se procede a la puesta
en marcha, producción u operación del sistema.
Es en este momento en donde el mantenimiento y el soporte inician sus
tareas.
El mantenimiento
se lleva a cabo para hacer correcciones a errores que surjan con el uso diario
del sistema y que anteriormente no habían podido ser detectados, así como
también para hacer mejoras y adecuarlo a las situaciones cambiantes de la
organización.
Esta tarea se
estará realizando mientras se cumpla el ciclo de vida establecido para el
sistema. Con el tiempo se requerirá que
se invierta cada vez más tiempo en tareas de mantenimiento debido a los cambios
en la organización, así como en las adecuaciones necesarias en materias de
seguridad y ajustes de actualización de sistemas operativos y otros componentes, que pueden afectar
el normal funcionamiento del sistema.
Las tareas de
soporte, suelen iniciar poco antes de que el sistema entre en operación. Las mismas suelen estar asociadas en brindar
ayuda a los usuarios en el uso de las diferentes opciones del sistema, así como
capturar o detectar posibles anomalías en el funcionamiento de algunas
funcionalidades del mismo.
Estos hallazgos
son comunicados a las personas responsables para que el personal de Tecnología evalúe
la situación, investigue las posibles causas y aplique las soluciones
pertinentes.
La labor de
soporte es de suma importancia pues se encuentran en contacto directo con los usuarios durante sus
actividades diarias, conociendo de primera mano el momento y las situaciones en
las que se presentan inconvenientes, que son informados para ser atendidos, ya sea que
estos incidentes sean de carácter temporal o requiera de alguna atención
especial.
En algunas
ocasiones, estas labores de soporte son realizadas por compañías externas a la
organización. Esta actividad conocida
como outsourcing, permite a la organización centrarse en otras actividades que
les son de mayor productividad.
Cuando el soporte
es realizado vía outsourcing, es importante que se defina el rol de la compañía
que ofrece el servicio, sus responsabilidades, los canales de
comunicación con la organización, así como el procedimiento para transmitir información y
los tiempos de respuesta hacia el usuario.
El objetivo es
que la organización no se vea afectada y que para ella sea transparente quién
está encargado de brindar soporte en el funcionamiento del sistema.
En algunas
ocasiones, las tareas de soporte y mantenimiento se complemetan, pues
una le sirve de insumo de información del acontecer diario que la otra
utilizará para establecer prioridades y planes de acción.
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